Syskom

- det digitale administrative værktøj

Syskom

For at støtte myndighedernes digitaliserings- og metodearbejde tilbyder NT Falke nye ydelser og løsningsmodeller, som punkt for punkt tager udgangspunkt i de målsætninger, der er opstillet for de offentlige myndigheders sagsbehandling på handicap- og socialområdet.

Konceptet for samarbejdet mellem os som leverandør, de ansvarlige myndigheder og borgerne kalder vi NT Falke Version 2.0. Det hviler i vid udstrækning på vores digitale platform for drift og administration af hjælper- og plejeydelser. Vi kalder platformen SYSKOM.

SYSKOM giver sagsbehandlere, økonomiansvarlige og ledelse adgang til fuld faglig gennemskuelighed og økonomisk-administrativ dokumentation af de leverede ydelser.

NT Falke og SYSKOM vil tilbyde myndighederne direkte adgang og mulighed for at trække de ønskede oplysninger on-demand; Oplysninger der er tilpasset og kalibreret efter det behov, hver enkelt forespørgsel skal opfylde.

Det er vores klare forventning, at SYSKOM-løsningen på den måde vil kunne medvirke til at begrænse myndighedernes forbrug af personaleressourcer til kontrol, auditering, tilsyn og eventuelle fejlrettelser, simpelthen fordi alle de data, der hentes i SYSKOM, altid vil være opdaterede, fyldestgørende og retvisende.

I forhold til de nævnte mål for myndighedernes digitale sagsbehandling bidrager SYSKOM således konkret til ambitionen om overblik og mere systematik i sagsbehandlingen gennem nærmest tidstro adgang til

  • løbende opdaterede nøgletal (bevillingsovervågning, prognose for forventet forbrug m.v.)

  • personaleadministrative oplysninger (hjælpere og andre udførende medarbejderes mødestabilitet, sygefravær, omfanget af vikardækning, fastholdelse, nyansættelser m.v.)

  • specifikation af bevillingsanvendelse, status for målopfyldelse og handleplaner efter aftale med myndighederne

  • systematisk journalisering efter specifikationer, der aftales individuelt med myndighederne

SYSKOM bidrager til ambitionen om en målrettet indsats på baggrund af gyldige og opdaterede oplysninger gennem

  • systembaseret og altid opdaterede oplysninger af effekt af den tildelte støtte og dermed de bedste muligheder for vurdering og tilpasning af bevillingsomkostningerne hos myndighederne
  • tværgående inddragelse af brugere og andre aktører med henblik på systematisk arbejde med produktudvikling og brugertilfredshed

SYSKOM bidrager til ambitionen om bedre mulighed for udtræk af ledelsesinformation og måling af effekt med henblik på bedre faglig og økonomisk styring og nemmere kommunikation mellem relevante aktører herunder leverandører og myndigheder gennem

  • direkte adgang og mulighed for at trække de ønskede oplysninger on-demand
  • levering af de nødvendige data i en (kompatibel) form og i et omfang, der efter nærmere aftale kan importeres direkte til de offentlige sagsbehandlingssystemer.

Hvad kan Syskom - konkret?

Med SYSKOM sikrer vi, at alle relevante oplysninger til enhver tid er digitalt tilgængelige og danner grundlag for de procedurer, der styrer vores administration og drift af ydelserne.
Det betyder bl.a. at de ansvarlige medarbejdere i vid udstrækning skal operere inden for faste rammer, hvor systemet ganske enkelt og automatisk generer en lang række økonomisk-administrative og ydelsesfaglige oplysninger.

Samtidig – og nærmest uberørt af menneskehånd - kan SYSKOM bl.a.

  • håndtere bevillingsovervågning på grundlag af bevilling og aftale med myndighed
  • sikre dynamisk vagtplanlægning på hjælpeordninger, der altid er i 1-1 overensstemmelse med bevilling og gældende arbejdstidsregler
  • på den baggrund udstede fuldstændig retvisende fakturaer til myndighederne, der ganske simpelt ikke kan afvige fra den bevilling, der ligger til grund for ydelsen
  • give mulighed for løbende tilpasning til krav til specificeret dokumentation for fx ydelsens konkrete indhold og udmøntning på forskellige tidspunkter, hvilke udførende medarbejder der har varetaget en given vagt, baggrunden for (aftalte) fravigelser i leveringen af den ydelse, der faktureres m.v.
  • hindre, at der til fx vikarvagter eller andre akutte situationer anvendes hjælpere og andre udførende medarbejdere uden de fornødne uddannelser, kvalifikationer, kurser, attester m.v.
  • anvende matchingssystemer mellem borger og hjælper efter helt nye og mere effektive metoder
  • generere fuldstændig retvisende og opdateret grundlag for tilsyn og audits på enkeltordninger eller ydelsestyper på anmodning fra myndighed
  • systematisk ”tvinge” de ansvarlige medarbejdere til at følge procedurer for journalføring, referater fra personalemøder, udarbejdelse af statusnotat og forløbsbeskrivelser mv. for at ”få lov” til at drive ordningerne
  • registrere og bearbejde utilsigtede hændelser (UTH) med henblik på vidererapportering til myndigheder i aftalte skabeloner, intern og ekstern læring og videndeling for løbende forbedringer

SYSKOM rummer allerede flere funktioner end dem, vi omtaler her, og vi ønsker løbende at udvikle og tilpasse systemet i samarbejde med alle vores primære interessenter.

Fælles for funktionerne vil dog under alle omstændigheder være, at vi i NT Falke gennem nøje gennemtænkte og detaljerede arbejdsgange for alle elementer i drift og sagsbehandling vil eliminere alle (menneskelige) kilder til overskridelser, afvigelser og utilsigtede hændelser.
På den måde skabes rammer og procedurer, der giver myndighederne en ubetinget og dokumenterbar sikkerhed for, at de og deres borgere (vores brugere) får nøjagtig den ydelse, der er aftalt – hverken mere eller mindre.

Vores arbejde med procedurer og sagsbehandling baserer sig på de principper om kvalitetsstyring, som findes i ISO 9001:2015. Vi forventer derfor også i løbet af relativ kort tid at være så langt med vores kvalitetsarbejde, at vi kan opnå en egentlig formel certificering.

Et kritisk blik kan måske også være på sin plads her:
For er det virkelig den rigtige vej at gå på et område, som først og fremmest handler om at levere hjælp og støtte til mennesker, der har særlige behov og brug for varme hænder, så de kan nyde frihed og uafhængighed?
Er det virkelig på handicap- og det specialiserede socialområde, at borgere med komplicerede og individuelle behov skal pakkes ind i mere eller mindre standardiserede administrative procedurer?

Med andre ord: hvor bliver brugerinddragelse og pladsen til den individuelle tilrettelæggelse af støtten af, hvis borger blot er et nummer og en sag i SYSKOM, ligesom i myndighedernes DHUV og VUM og andre digitale monstre?

Hos NT Falke tør vi godt love, at den skepsis vil vise sig at være ubegrundet, og at det heldigvis forholder sig lige modsat.

Først og fremmest har vi været i dialog med en række kommuner og andre myndigheder, som giver klart udtryk for, at deres egne digitaliseringsprogrammer – efter indkøring og tilvænning – faktisk frigør ressourcer. De har derfor fået bedre muligheder for at koncentrere sig om den enkelte borger, lave ægte brugerinddragelse og arbejde med en ordentlig tilrettelæggelse af støtten på borgerens præmisser.
Det kan netop ske, fordi rammerne for sagsbehandlingen er sat i system – både administrativt og metodisk.
Efter dialogen er det vores klare vurdering, at myndighederne efterspørger en lignende systematik hos leverandørerne, fordi den vil tilbyde faglighed, baseret på kendte og gennemskuelige principper og en administrativ gennemskuelighed.

Altså med fine ord: fælles standarder og kompatibilitet i informationsudvekslingen mellem myndighed og leverandør.
På den måde ved man nøjagtig, hvad man får fra leverandøren, og vi frigør en mængde ressourcer til sammen med borger og sagsbehandlere at koncentrere os om tilrettelæggelse af indholdet i den støtte, der skal leveres.

Kort sagt giver SYSKOM faste og gennemskuelige rammer for arbejdet med det, det hele handler om:

kvalitet og brugertilfredshed for myndighederne og hver enkelt borger med behov for hjælp.